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Los problemas cualitativos al implementar Power BI

Cumplir requerimientos en la consultoría no debe ser patente de corso para determinar el éxito en la creación de modelos analíticos.

La principal barrera invisible, inerte y volátil es la mente. Lamentablemente, requerimos un generoso tiempo para saber si nuestro trabajo ha sido en efecto, aceptado por la cultura analítica.

¿Cómo puede ser que lo cualitativo frene, acelere o convierta algo viable en imposible?

Aquí, les compartiré algunas apreciaciones de lo que he vivido en los últimos años desarrollando soluciones basadas en Power BI en compañías que han contado con el liderazgo necesario para aprovechar lo mejor que nos ofrecen los modelos analíticos y las hojas de cálculo.

Nuestra relación con los datos es más íntima de lo que parece

Cuando nos convertimos en consultores/as estamos preparados para atender eventos donde sea necesario analizar datos, desde las finanzas, los recursos humanos, la comercialización de productos y servicios o la producción de productos terminados donde las operaciones son la medula espinal de una compañía.

Sin embargo, la amenaza de cambio –queremos quitarte ese peso de encima de tener que diariamente copiar y pegar datos, déjate llevar… verás la luz al final del túnel– para crear una infraestructura donde el dueño del proceso es la compañía, y no el usuario final tiende a generar suspicacia.

Estamos ante el despido indirecto o quizás, el mayor reflejo de haberle dado voz y voto a la organización sobre su autonomía ante el ser humano en harás de mantener constante la analítica de datos.

En otras palabras: no importa si renuncias, si llegas a ser despedido o cambias de rol de mala gana; toda la analítica del departamento está asegurada por motores de procesamiento empresarial.

Esa comunicación implícita, pero amenazante puede causar conflictos porque la cultura analítica aun no transmuta para entender que todos los análisis de carácter estratégico se encuentran por encima del individuo. De hecho, para ciertos estilos de dirección/gerencia es excesivamente abierto, automatizado e incompatible con la manera de llevar a cabo sus actividades diarias; porque de un día para otro lo que era complejo, procedimental y les daba tiempo para ajustar sus decisiones ha sido trasladado a una autopista de alta velocidad.

Por otro lado, surte un efecto incomodo darse cuenta de que, ante la masificación y reducción de costos en plataformas de BI, lo que en el pasado era exclusivo de pocos, ahora resulta que está mucho más cerca de lo que creemos. Simplemente nos tomó desprevenidos pensando que íbamos a seguir gerenciando de la misma forma; y no, la tecnología nos empuja a cambiar de actitudes.

Meterse con lo que diariamente nos da certidumbre a solas o en conjunto en reuniones tienden a incomodarnos por muy abiertos que seamos a los cambios.

Las consecuencias del nuevo posicionamiento de Excel

Si la cultura adopta un procesamiento mixto entre modelos analíticos y hojas de cálculo, compensando sus bondades y limitaciones el éxito es inevitable.

No obstante, para algunos profesionales corresponde a ceder el control porque al momento de adoptar la única fuente de verdad, aquellos cálculos que serán aceptados por quienes deben tomar decisiones de peso, automáticamente desecharan documentos sin certificación de procesos, individualistas u ocultos en centenares de hojas de cálculo.

Comparto lo vivido:

«A partir de ahora, todos nuestros análisis de costos y gastos serán procesados por modelos analíticos. Queremos llegar en segundos de manera transversal y con la seguridad requerida a todos los departamentos sin depender del procesamiento manual de datos. Lo que nos tomaba procesar en semanas lo vamos a conseguir en minutos.

Bajo esta nueva visión, nos convertiremos en una compañía más ágil en el eslabón más crítico de nuestras operaciones, siendo imprescindible su control para mantenernos competitivos«.

En pocas palabras es una sentencia al cambio obligatorio para aquellas personas que apenas se están enterando que es posible migrar gran parte de lo que diariamente le dan sentido a sus actividades laborales. La gran ventaja es que podrán seguir consumiendo los mismos datos; pero no tendrán que ejecutar acciones sino conectarse directamente desde Excel a los modelos analíticos.

Ese cambio, los convierte de creadores a consumidores ipso facto.

El rol del analista evoluciona para dedicarle más tiempo a «analizar datos» al superar ese loop de limpieza y consolidación de datos provenientes de distintos lugares. Se convierte en un profesional donde todo el tiempo liberado se traslada a la acción, a la necesidad de ofrecer los ansiados «insights» para apoyar el proceso mental de toma de decisiones.

Un nuevo posicionamiento de Excel impacta enormemente porque nos estamos metiendo con el idioma universal de los usuarios de negocio.

Hay que tener cuidado en subestimar la complejidad de la siguiente pregunta:

¿Como organización, qué debemos procesar en las hojas de cálculo, y, qué dejarlo a los modelos analíticos?

Conseguir la respuesta adecuada supone para quienes dirigen, construir un legado analítico que la mayoría de las compañías aún desconoce que es posible alcanzarlo.

¡Es una caja negra!

Una de las cosas más bonitas que tiene Excel es que al presionar F2 puedes ver lo que está sucediendo en la celda. Algo tan inmediato como eso nos da la capacidad de corroborar los pasos llevados a cabo y contrastarlos con el resultado obtenido.

En cambio, en los modelos analíticos el usuario no puede hacer eso (a menos que te inventes una alternativa donde se presenten las lógicas en DAX) y, aun lográndolo, si el nivel de abstracción es elevado de nada serviría porque no entenderán lo que allí sucede.

A lo que vengo; la mente de los usuarios se mantiene indefensa porque no termina de entender lo que está sucediendo internamente en el programa. Eliminar la incertidumbre comienza por involucrar a las personas en los procesos y educarlos sobre las condiciones tomadas en cuenta para alcanzar los resultados.

Si para nosotros los desarrolladores tenemos momentos donde no sabemos que ocurre; póngase el corazón en el pecho y piense por un momento en el usuario final.

Parecerá poca cosa, pero ningún programa o plataforma será aceptado por la cultura analítica mientras no lo entienda. Es por eso por lo que el tiempo siempre será nuestro principal apoyo cuando no hay más nada que hacer. Simplemente los pequeños hitos y la adaptación de lo nuevo son las muletas para ir avanzando.

Creer y tener el apoyo irrestricto de quienes dirigen aun sabiendo que dé comienzo no logran captar toda la complejidad del asunto es otro gran aliciente para seguir adelante.

¿Será que ir más rápido es lo correcto?

No lo diré en broma, a veces pienso que ir más rápido no es necesariamente bueno para todos.

Si la mente del colectivo se encuentra estancada en procesos mentales con cadencias muy arraigadas por el paso de los años, y de repente le mueves la mesa dándole la capacidad de acelerar toda su heurística por obtener análisis complejos en cuestión de segundos; algo inevitablemente saldrá al aire.

Posiblemente sea porque lo he visto en compañías monopólicas –donde el análisis de datos no es considerado causa y efecto del éxito empresarial– porque sus productos y servicios son tan dominantes que tendría que suceder una hecatombe para sentirse amenazados.

Y recuerden, sin amenaza aparente: ¿Por qué querer cambiar?

En otras, el análisis de datos tal y como esta fluye de manera adecuada con el nivel de conocimientos existente. Modificar los ritmos y profundidad de la analítica sacará el elefante blanco (desconocimiento analítico) que no todos querrán ver.

En ese sentido, la consultoría externa se siente como una amenaza al statu quo –cuando nuestro rol implica mejorar lo existente– allí nace una gran pregunta:

¿Realmente somos necesarios o mejor evitamos un desgaste innecesario para solo decir cumplimos los requerimientos y ganamos dinero; pero al final fue desechado lo realizado?

Hay que tener el honor de lograrlo ganándolo todo.

Liderazgo para creer y construir

Todo lo anterior es pequeño ante lo siguiente:

Convertirse en un agente de cambio o profesional con la capacidad de modificar conductas y maneras de hacer las cosas no se logra simplemente por ser bueno técnicamente.

Es necesario cultivar aspectos humanos que nos harán fuertes, expresando la seguridad necesaria para creer que estamos en el camino correcto ¿Seguimos siendo los buenos?

Sin liderazgo es difícil por no decir casi que imposible superar la cantidad de vicisitudes que tendrán que superarse para elevar a la máxima expresión la adopción de modelos analíticos. No solo tendrás que superar lo técnico –que es poco decir– sino atacar la mente de centenares de personas directa o indirectamente porque te estarás metiendo con algo delicado: su relación con los datos.

Mantenerse firme y seguir creciendo como profesional, apoyándose en quienes respetas y aprendes es clave cuando un proyecto se encuentra en su etapa tormentosa. Conseguir apoyo de las máximas autoridades en una organización para limpiar el camino, y, recordarnos: esta es la nueva visión y haremos todo lo necesario para hacerla realidad.

Nos leemos en la próxima.

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