Uno de los artículos más leídos en el blog sigue siendo: El problema de exportar datos a Excel

Hace poco más de un año, expliqué las diferencias entre exportar datos y conectarnos a la capa semántica proveniente de Power BI. Sin embargo, con el tiempo la cantidad de visitas sobre el tema siguió en aumento; y al haber transcurrido un (1) año, les voy a compartir algunas de las razones que he conocido a partir de conversaciones con usuarios de negocio, y especialistas en análisis de datos sobre la necesidad imperante de procesar datos desde la hoja de cálculo.

Comencemos.

Corroborar resultados

Escepticismo y desconfianza.

Una cosa es presentar datos de manera tabular –inclinación de los usuarios de hojas de cálculo por su propia naturaleza de diagramación en celdas– a partir de tablas o matrices. Y otra, muy diferente, utilizando un mix de gráficos que podrán ser comunes para profesionales de la visualización de datos; pero no necesariamente intuitivas para quienes apenas están comenzando a mojarse los pies en el tema.

Ni siquiera vamos a hablar de estudios, porque estudiar implica una acción de querer aprender; y sabemos muy bien que no todas las personas dentro de una organización están interesadas en aprender cosas nuevas. Por el contrario, recalibrar lo que se encuentra bien atornillado en la mente puede causar daño.

Todo esto se eleva ante la incapacidad de nuestra mente en interpretar los datos bajo una representación no habitual. Asimismo, el interlocutor de manera implícita define el grado de credibilidad (capacidad profesional de garantizar resultados efectivos).

Si tenemos en cuenta las variables que nacen en nuestra mente, y aquellas externas que son el reflejo de las relaciones humanas; hay suficiente caldo de cultivo para decir: dame acceso a los datos; yo sé cocinarlos.

Restricción de acceso

No todas las organizaciones establecen como algo importante, la capacidad de los usuarios de conectarse a la capa semántica (tablas, relaciones y cálculos). En cambio, deslindan el proceso mental de análisis de datos a partir de reportes/dashboards predefinidos por especialistas. Y, para dejarlo muy claro: en algunos casos es inservible; simplemente no son consumidos.

Lo que se crea con las restricciones es una camisa de fuerza. Al no tener acceso a la fuente/raíz que genera esa serie de visualizaciones, se reduce la credibilidad en aquellos usuarios que no comprenden el comportamiento de ciertos resultados –ellos no han definido los cálculos; son usuarios de consumo, no de creación-; por ello, las restricciones de acceso son aceptadas de mejor forma cuando los usuarios han sido involucrados en el proceso de desarrollo y certificación de resultados.

En otras palabras: creer en una caja negra.

Desconocimiento

A veces, el orgullo y los prejuicios hacen daño. El darnos cuenta de que, ciertas prácticas están siendo poco a poco masificadas y, hasta consideradas «lo mínimo aceptable» para organizaciones donde el control de gestión no puede verse de forma aislada; sino como una amalgama de análisis de diferentes fuentes certificadas y promovidas por motores analíticos con disponibilidad 24/7.

El desconocimiento se alimenta por estilos de dirección/gerencia, donde la información se utiliza como arma –procesamiento no automatizado, por etapas y condicionado por factores humanos-.

Solamente educando a los usuarios sobre el funcionamiento de las nuevas plataformas analíticas; el impacto en el proceso de definir estrategias, y su posterior ejecución en las operaciones; hará que los resultados dejen de ser considerados falsos de inmediato por la mente.

Y, para apalancarse, el mejor punto de apoyo sigue siendo el tiempo.

Poder de persuasión

Hace un par de años leí el siguiente paper: The Persuasive Power of Data Visualization

Me llamó la atención que el estudio, enseñó que exponer a personas a información gráfica tiene efectos significativos en corregir las percepciones. De la misma forma, tiene un mayor efecto en quienes les presentan información que va en contra de sus creencias.

Algunas notas (ojo con la última):

• Es mucho más difícil cambiar una creencia existente que crear una nueva.
• Un mensaje persuasivo debe tener al menos los siguientes componentes: la evidencia en sí, y los datos proporcionados para soportar la evidencia.
• ¿Por qué las personas no cambian de opinión?
  • Escepticismo (de la fuente): las estadísticas que vi no cambian mi opinión, porque sé, que los resultados pueden ser manipulados.
  • Escepticismo (lógico): los datos son muy simples.
• ¿Por qué las personas si cambian de opinión?
  • Golpeado por la evidencia: cambié porque los hechos hablan por sí solos.
  • Muy persuadido: los hechos han reformado mis opiniones al respecto.
• El poder de la persuasión es dependiente de la actitud inicial del participante. Los gráficos llevan a una mejor persuasión cuando se tiene una actitud positiva. En cambio, las tablas superan a los gráficos cuando las personas tienen actitudes de rechazo sobre la persuasión.

Si leíste lo anterior, te abras dado cuenta que, con solo utilizar un tipo de elemento; llámese gráfico u objeto visual distinto a lo conocido; no solo podrías estar aumentando el nivel de desconfianza; sino que las restricciones en el acceso a los datos convierten en una encrucijada, lo que la mente necesita  para creer y tener la certidumbre necesaria  para iniciar el proceso de toma de decisiones.

Aceptación

Si queremos mitigar o reducir la necesidad inmediata de exportar datos –al final, no se trata de cuestionar el exportar datos de modelos analíticos– sino de ser más eficientes en las acciones que en conjunto estamos realizando en la plataforma, y los diferentes medios de consumo (Servicio de Power BI, Power BI Desktop, Excel, Aplicación Móvil, Reportes Incrustados, Aplicaciones de terceros, etcétera) tenemos que recordarnos de una palabra: empatía.

Y, al igual que las etapas del duelo, donde aceptar se considera el final, nosotros, tratamos de que las fuentes de información analítica sean aceptadas, y de ser necesario auditadas para corroborar que cumplan con los estándares exigidos; pero no es lo correcto, dejar a la mente divagando entre restricciones excesivas y visualizaciones que no tienen sentido alguno en nuestra mente.