Si usted piensa que implementar una plataforma de Inteligencia Empresarial Moderna, cambiará automáticamente los hábitos de análisis de sus usuarios; le recomiendo que comience a bajarse de esa nube.
En este artículo, vamos a ahondar sobre prácticas recomendadas al momento de utilizar datos provenientes de modelos analíticos, y los problemas que trae exportar datos a herramientas de uso cotidiano como Excel.
Terminología:
- Exportar: descargar una parte (subconjunto) de los datos para ser analizados en otra aplicación.
- Conectarse a un modelo: obtener todos los datos manteniendo una correlación automatizada; sean consultados en la web, móvil o aplicación.
El problema
Una pregunta recurrente es la siguiente: ¿Puedo exportar los datos a Excel?[1]
Y para un especialista o desarrollador/a en este tipo de plataformas, esa pregunta por lo general causa cierta frustración ante una idea –llamémosle ingenua-, de pretender sustituir un medio de consumo establecido, por el simple hecho de querer trasladarnos a otro con una inclinación a la representación visual de datos a partir de gráficos; también conocidos como reportes o dashboards.
Esa frustración es consecuencia de subestimar los procesos de cambio dentro de las organizaciones (consulte al especialista de HR más cercano), y a su vez, de las carencias en la educación de los usuarios ante el principal inconveniente: la perdida de conexión con la fuente de datos.
Repetir es sinónimo de automatizar
En la analítica moderna, todo proceso considerado de bajo valor tiende a ser automatizado. Y sonará pedante, pero nos encontramos en la era de identificar procesos recurrentes que deberán ser rediseñados, para enfocar el tiempo ahorrado en aquello que las maquinas no pueden hacer por nosotros: discernir, reflexionar, pensar e ingeniar nuevas ideas que solo nuestra humanidad puede ofrecernos.
En ese sentido, exportar datos a Excel, generará un nuevo ciclo o flujo de trabajo no automatizado que, en consecuencia, tendremos que repetir manualmente una y otra vez.
Haga lo siguiente: por cada usuario, sume el tiempo dedicado diario, luego divídalo en días hábiles, y establezca una proyección anual (no le va a gustar lo que verá).
Solución: conexiones en vivo o directas al modelo analítico
En vez de exportar un archivo a partir de un subconjunto de datos provenientes de un reporte o dashboard, la practica recomendada es crear conexiones directas al modelo. Estas, estarán sujetas a los cambios en su estructura[2] y, mantendrán una correlación de sus registros a partir de los nuevos datos existentes.
Por ejemplo, podemos conectarnos a modelos analíticos provenientes de Power BI, utilizando características como Analizar en Excel.[3]
Las conexiones en vivo o directas al modelo analítico fungen como un cordón umbilical a lo considerado como la única fuente de verdad.
Lo estratégico es mantener el mismo flujo de información independientemente de la herramienta utilizada. Algunos usuarios verán los datos desde el portal de Power BI, otros utilizarán la aplicación móvil o Power BI Desktop, pero la mayoría probablemente utilice Excel como herramienta predilecta para combinarlos con otros conjuntos de datos.
Llega un punto donde nos da igual el medio de consumo; siempre y cuando todos estemos en la misma página. Y allí, viéndolo desde lo macro o arriba en lo organizacional: lo es todo.
Recomiendo leer:
¿Por qué los usuarios quieren exportar datos a Excel?
[1] Exportar datos corresponde a un proceso que deberá repetirse para obtener los últimos datos disponibles. [2] Nuevas tablas, métricas y mecanismos de seguridad. [3] Requerido tener licenciamiento Pro.
Definitivamente: malos hábitos, carencia de educación y la ley del mínimo esfuerzo son factores para esta «endemia» de exportar a Excel pero de la mala manera….
Solución: botón Analizar En Excel desde Power BI Service. voilá ! 😝👌
Buen artículo José.
A eso le podemos unir una fiesta de términos que confunden. Desde Power BI puedes exportar datos a partir de un gráfico o crear una «Conexión en vivo a un conjunto de datos», pero desde el Portal, con el botón «Exportar» en la barra de herramientas, lo que haces es descargar un archivo con una conexión directa al modelo. En Excel, dependiendo de la versión puedes «Obtener datos desde servicios en línea», siendo el equivalente a una conexión al modelo.
Estimado, buenas tardes:
Le consulto: existe la posibilidad de exportar a Excel un informe de Power BI manteniendo todas las páginas y visualizaciones tal cual se encuentran en Power BI (que se mantengan los diseños de tablas, gráficos, etc ) permitiendo trabajar los datos en Excel? Es decir, no serviría que descargue como imagen a los objetos visuales.
La idea no es utilizar la opción «Analizar en excel» debido a que debería armarse nuevamente varias tablas y gráficos del Informe PBIx en el excel. La alternativa de export data , además de generarlo estéticamente diferente, implica tener que descargar uno por una cada una de las visualizaciones.
Tal vez por power automate?
Muchas gracias!
Hola María Belén, no, no he visto tal funcionalidad. De hecho, no creo este previsto en el horizonte, porque los gráficos en ambos programas no persisten 1:1. Lo que viene en camino es poder exportar desde una tabla o matriz en Power BI y, que se mantenga la misma estructura visual en Excel. Puedes leer los detalles acá: https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform-release-plan/2021wave2/power-bi/export-excel-improvements-table-matrix-visuals
De todas maneras, de ser posible realizarlo, por favor, ¿me escribes?
José, muchas gracias por tu respuesta.
Lo que he investigado hasta el momento es que no existe esa posibilidad. No obstante, si llego a descubrir alguna opción, te la comentaré con gusto.
Saludos!